Anliegen aufnehmen und weiterleiten, auch wenn niemand am Empfang sitzt

Im Flow Builder legen Sie fest, was der Bot abfragt: Name, E-Mail oder Telefonnummer und worum es geht. Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden bei der Eingabe geprüft. Die Antworten landen im Kontaktprofil und in Ihrer Lead-Liste, auf Wunsch bekommen Sie bei jedem neuen Kontakt eine E-Mail.

Wenn Sie jeden Kontakt erfassen möchten, können Sie auch ein Formular vor das Gespräch schalten. Oder der Bot fragt erst dann nach den Daten, wenn jemand einen Rückruf möchte.

Eine Rezeption sortiert. Über Verzweigungen im Flow kann der Bot mit Buttons fragen, worum es geht, und je nach Antwort anders weitermachen. Eine Rechnungsfrage beantwortet er aus Ihren Unterlagen. Ein Terminwunsch führt in den Kalender. Eine Sache, die der Kunde selbst als dringend markiert, führt zum Rückruf oder zur Notfallnummer, die Sie hinterlegt haben.

Was der Bot nicht tut: Er bewertet nicht selbst, wie dringend etwas ist, wenn es um Gesundheit oder rechtliche Fragen geht. Er nimmt die Angaben auf und gibt sie an Sie weiter.

Tagsüber kann Ihr Team das Gespräch im Live-Chat übernehmen. Es wird in Echtzeit benachrichtigt, öffnet das Gespräch im Posteingang und sieht alles, was der Kunde bisher geschrieben und der Bot geantwortet hat. Danach lässt sich das Gespräch wieder an den Bot zurückgeben.

Ist niemand da, sammelt der Bot alles, was Sie zum Zurückrufen brauchen. Bei der Kanzlei am Wallring kommen 63 % der Anfragen außerhalb der Bürozeiten. Diese Anfragen gehen so nicht verloren, sondern liegen am nächsten Morgen vollständig vor.

Ab dem Professional-Paket arbeitet derselbe Assistent auch auf WhatsApp, Instagram und im Facebook Messenger. Alle Gespräche landen im selben Posteingang, jeweils mit dem Kanal gekennzeichnet. Antwortet jemand aus Ihrem Team direkt in der WhatsApp Business App, hält sich der Bot in diesem Gespräch zurück und übernimmt erst nach etwa 30 Minuten ohne Aktivität wieder.